Las Bases de Datos

¿Qué es una Base de Datos?

Todos utilizamos, de manera inconsciente, las bases de datos de forma habitual: un listín telefónico personal, un dietario, una lista de discos musicales, etc. Estos ejemplos suponen una colección de información que, en la mayoría de los casos, se presenta en forma de listados según una estructura determinada.


Gracias a esa estructura, la información está organizada, y operaciones tan habituales como buscar un dato determinado (un teléfono, un disco...) o consultar una cita u obtener una lista ordenada pueden realizarla de un modo sencillo y rápido mediante una base de datos que, por la cantidad de información que almacena (en un banco o en una empresa, por ejemplo) hace descartar el método manual, demasiado lento y con gran posibilidad de error. Antes de la era de la informática, todas esas operaciones se realizaban de forma manual, y existían grandes grandes salas llenas de ficheros donde se almacenaban todos los datos. En la actualidad, la informática facilita el manejo y el almacenamiento de un gran volumen de información mediante los ordenadores y las aplicaciones informáticas de gestión de bases de datos.





Las operaciones más habituales con las bases de datos son las siguientes:

Decidir qué información se desea utilizar.

Analizar cómo se puede agrupar esta información.

Determinar qué agrupaciones intervendrán en la base de datos.

Definir qué características de cada uno de los elementos de estas agrupaciones (o tablas) tienen interés para la operación que se desea realizar.

Asociar a cada uno de los elementos anteriores el tipo de valor (numérico, alfanumérico, gráfico, etc.).

Analizar posibles relaciones entre las diferentes agrupaciones de datos y la manera de ponerlas en prática.

Estudiar las modificaciones oportunas a fin de mejorar la organización realizada.

Poner en práctica los puntos anteriores mediante las tablas y las relaciones entre ellas.

Generar la información anterior y extraerla cuando se necesite.

Registros, campos y datos



Las bases de datos organizan la información en su interior mediante tablas. Una table consta de filas y columnas, de manera similar a una hoja de cálculo. Así, una empresa puede organizar su información en una tabla de empleados, otra de clientes, otra de proveedores y otra de pedidos. Las tablas constituyen la esencia de las bases de datos, ya que éstas se almacena la información con la que se trabaja después.


Los registros son las fichas que se introducen en la tabla, es decir, el conjunto de características que definen a cada uno de los elementos que pertenecen a la tabla. En una tabla, los registros son las filas de la misma. Por lo tanto los campos, son cada uno de los datos asociados a un registro. En una tabla, los campos son las columnas.

Mantenimiento de los datos


En una tabla puede existir un número de registros y de campos tan grande que sería imposible visualizarlos todos en la ventana de la tabla, lo cual implica que el usuario debe aprender a desplazar el cursor dentro de la tabla. Algunos movimientos pueden realizarse fácilmente con el teclado, mediante el tabulador, las flechas y las teclas , , y .


Además de estas combinaciones de teclas, el cursor puede desplazarse mediante los botones de navegación, que están situados en la parte inferior de la ventana. Entre ellos, el programa muestra información del registro activo y del número total de registros de la tabla.

Modificación de los datos


Modificar los datos de una tabla resulta especialmente sencillo con este programa (ACCESS). Cuando se abre una tabla, la aplicación presenta el contenido del primer campo del registro en formato resaltado (por lo general, en letras blancas sobre fondo negro). Al desplazar el cursor sobre otro campo, el contenido de éste también se presentará resaltado. Esto indica que, si se escribe cualquier dato desde el teclado, éste reemplazará al ya existente en el campo activo.






Consultas

Las consultas en Access nos permiten "filtrar" la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.


Filtros
El filtro permite poner una condición para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el formulario. El filtro entrará en funcionamiento cuando pulsemos el botón aplicar filtro de la barra de herramientas.


Tipos de filtros

Filtro por selección: Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla que elementos queremos que aparezcan cumpliendo cierta condición
Por ejemplo si solo queremos que aparezcan personas de 18 años de edad.

Filtro por formulario: Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran numero de registros
Tras pulsar sobre el botón filtro por formulario el menú y las herramientas varían una vez seleccionados los criterios en los campos.

Filtros avanzados: En este tipo de filtro nosotros podremos definir que elementos y con que características o rasgos comunes va a ser filtrados, es decir este tipo de filtro no cuenta con las opciones comunes

Filtro por eliminación:Este tipo de filtro hará que sólo se muestren los registros que no contengan el valor seleccionado.
Por ejemplo sólo se muestran los clientes cuyo nombre no es Felipe.